[기초지식2] 매일 해야 하는 업무 vs 월별로 해야 하는 업무

0. 경리업무의 파악

처음 경리업무를 접하는 경우, 회사 내에 전임자나 사수가 있어서 규정된 업무를 그대로 인수인계할 수 있다면 먼저 해당 업무를 숙달하는 게 중요할 것이고, 새로 회사가 설립되어 혼자 경리업무를 맡아야 한다면 어려움이 매우 많을 것이다.

  후자의 경우에는 먼저 내부적 통제를 위한 업무와 국세청 및 4대보험공단에 신고해야 하는 업무로 나누어서 접근하면 좋다. 여기서 내부적 통제를 위한 업무는 자금 흐름이나 거래내역에 대해서 최대한 객관적인 증빙 및 결재 흐름에 맞춰 관련 서류를 정비해 기록 및 보관하는 것이다. 

1. 매일 해야 하는 업무

회사에 출근해 매일 해야 하는 업무에 대해서 먼저 알아보자. 우리회사의 제품이나 용역을 제공하는 상대 거래처, 즉 매출처에서 주문서 등을 보내면 영업부서 등에서 확인하고, 납품부서에서 거래명세표를 작성해 해당 납품인수증 등을 받아 회계 담당자에게 주도록 한다. 납품이 되는 시점에 세금계산서를 발급해야 한다. 

 세금계산서 발행
- 세금계산서는 원칙적으로 재화 또는 용역의 공급시기에 교부해야 한다.
- 따라서 발급시기에 세금계산서를 발급하지 않고, 그 이후에 세금계산서를 발급했다 하더라도 가산세가 적용되며, 거래 상대방은 매입세액공제를 받지 못하는 불이익이 있다.
- 재화의 공급시기는 인도시점이며, 용역의 공급시기는 용역제공 완료일이다.

  세금계산서 발행은 매우 중요하며 발행 관련 원칙뿐만 아니라 특례 또한 중요하다. 또한 관련 가산세 부담도 있기 때문에 따로 장을 나누어 구체적으로 알아보도록 하자.

--> [증빙의 모든것 3] 세금계산서의 정의와 관리방법

      [증빙의 모든것 4] 세금계산서 inside 

  해당 매출건별로 주문장(발주서), 거래명세표, 매출세금계산서 등을 정리해놓도록 하자. 구매와 관련해서는 구매부서에서 상대 거래처에 발주서를 보낼 것이며, 해당 제품 등이 우리 회사 측에 인도된 시점에 관련 세금계산서 또는 계산서가 함께 도착할 것이다. 이때도 해당 매입건별로 발주서, 거래명세표, 매입세금계산서 등을 정리해 놓아야 한다.

  간혹 소기업의 경우 세금계산서만을 모아놓는 경우가 있으나, 회계감사나 세무조사 때 해당 거래가 실제 발생한 거래인지 확인하기 위해 거래명세표, 내부결재서류 등을 요구하는 경우도 있다. 따라서 이러한 서류를 함께 기록하고 관리해야 한다.

  마지막으로 보통예금, 시재(현금) 관리를 잘해야 한다. 매일 보통예금의 입출금을 기록 · 관리하고, 전날의 시재 마감액과 오늘의 시재금액을 확인하고 기재해놓도록 하자. 내용을 다시 정리해보면 매출과 매입에 대해서 관련 서류를 정리하고, 보통예금 등을 잘 기록하고 관리하는 것이 경리업무의 가장 큰 틀이자 하루의 중요 업무다.

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2. 매월 해야 하는 업무

월별 업무에 대해서 좀 더 구체적으로 알아보자. 먼저 1월은 경리팀에서 해야 하는 가장 중요한 2가지 업무가 있는 달이다.

  첫째, 급여신고 및 원천징수분 소득세 등의 납부다. 매월 신고하는 업체의 경우 반복적인 업무일 수 있겠지만, 소기업인 경우 반기 원천세 신고를 신청한 곳도 많기 때문에 6개월치의 급여신고를 1월에 하게 된다. 

원천세 반기납부 제도
- 매월 신고 · 납부하는 원천세를 1년에 2회만 신고 · 납부하는 제도
-- 1~6월분 원천세 : 7월 10일까지 신고 · 납부
-- 7~12월분 원천세 : 다음 해 1월 10일까지 신고 · 납부
- 영세한 소규모 사업자의 납세의무이행 부담 완화를 통해 납세협력 비용 절감을 목적으로 도입되었다.
- 원천세 신고 중 반기신고 가능한 소기업 사업장 : 직전 과세기간 상시고용인원 20인 이하 사업장은 반기납 승인된 경우 반기별로 1월 10일과 7월 10일에 신고 · 납부가 가능하다. 홈택스로도 신청이 가능하며 반드시 신청을 한 사업장만 해당되므로 매달 신고 · 납부하기 번거로운 경우 이를 적극 활용하는 것도 좋다.

  둘째, 부가가치세 확정신고다. 학원이나 병원 등 면세사업자가 아닌 부가가치세 과세사업자인 경우 반드시 해야 하는 중요한 세무신고다. 사업자등록증상에서 별도로 면세사업자라고 되어 있지 않으면 모두 이에 해당한다. 부가가치세로서 매출이 확정되며, 그동안 받았던 세금계산서와 계산서가 국세청에 신고된다. 이는 결국 중요한 적격증빙 사업비용으로 인정받는다. 즉 법인세 · 소득세 신고 때 세금 계산의 기준이 되는 이익 산정(매출 - 비용 = 이익)에 중요한 틀이 완성되는 것이다. 대부분의 사업장은 매출과 중요 매입, 그리고 인건비가 결정되면 이익의 규모가 파악될 것이다. 실제로 국세펑에서도 이러한 기준으로 법인세 · 소득세 신고의 적정성을 파악한다.

  2월에는 지급명세서 제출 및 건강보험, 고용 · 산재보험 보수총액신고를 해야 한다. 그리고 연말정산을 해야 하는 달이다. 지급명세서란 소득자(종업원 등)의 인적사항, 지급액, 원천징수세액 등을 기재한 자료로 상시근로자의 경우에는 지급일이 속하는 연도의 다음 해 3월 10일까지, 일용근로자의 경우에는 매분기 다음 달(1,4,7,10) 말까지 관할 세무서에 제출해야 한다. 기타 · 연금 · 이자 · 배당소득에 대해서는 다음 해 2월 말일까지 신고해야 한다.

  지급명세서를 제출하지 않는 경우에는 미제출 금액의 1%를 가산세로 부담해야 한다. 이는 매우 큰 금액이 될 수 있기에 매우 중요한 신고다. 만액 매월 3천만 원 정도의 급여가 나가는 회사에서 지급명세서 제출을 깜박 잊고 신고하지 않으면, 1년 급여 3억 6천만 원의 1%, 즉 360만 원을 가산세로 부담해야 한다. 인건비 신고는 반복적으로 하니 깜박하지 않고, 부가세나 법인세 신고 또한 언론 등에서 언급되기에 잘 잊어버리지 않는다. 하지만 지급명세서 신고는 납부할 금액도 없고 신고만 하면 될뿐더러, 1년에 한 번만 하기 때문에 깜박 잊어버리는 경우가 실무상 종종 있다. 하지만 정말 중요하므로 잊지 말아야 한다.

  지급명세서 신고는 2월부터 3월까지 소득별로 이루어지낟. 2월에는 연말정산이 있다. 경리로서 직원들이 가장 중요하게 생각하는 부분이라는 점을 꼭 생각하고, 회사 내 서비스 차원에서 새로 바뀐 연말정산 등에 대해 미리 공부해서 직원들이 물어보는 내용을 답변할 수 있으면 분명 유능한 직원으로의 이미지 변신도 가능할 것이다.

  3월에는 가장 중요한 법인세 신고가 있다. 경리 초보자의 경우 담당 세무회계사무소에 대부분 업무를 맡길 수 밖에 없다. 하지만 최소한 미리 3월 말까지 납부해야 할 예상 법인세는 3월 초에 파악해서 자금 꼐획을 세워야 한다. 이는 2월부터 미리 담당 세무회계사무소에 문의를 하고 관심을 가져야 최대한 빨리 해당 업무를 이끌어낼 수 있다.

  5월은 종합소득세 신고 기간이다. 이때는 회사 대표자와 같은 임원의 경우 타 소득(부동산임대 또는 금융소득종합과세 등)도 있을 수 있으므로 미리 확인해야 한다. 5월 초가 되면 대표자 등에게 종합소득세 신고 기간인데 혹시 도와드릴 것이 있는지 물어보도록 하자.

  7월이 되면 부가가치세 신고 준비와 여름휴가 계획을 세워야 한다. 가장 먼저 대표자나 임원들에게 휴가 계획을 물어본 후, 이를 각 부서장에게 알려주는 것도 업무 센스 중 하나다. 

  12월에는 송년회 준비 및 사업계획서 작성 보고 등이 이루어진다. 그와 함께 다음 해 1월 초 시무식 준비도 해야 한다. 일반적으로 송년회는 부서별로 회식을 하고, 1월 시무식만 전체 간담회 형식으로 진행하기도 한다.

  경리 담당자는 회사의 채용계획 및 관리를 할 수도 있다. 채용관리는 최적의 인적요소를 부서별로 배치할 수 있도록 미리 계획하고 관리하는 것이다.

  그중에서 회사의 효율적 인력 구성을 파악하는 방법으로는 2가지가 있다. 첫째, 금액기준 방법이다. 시장상황에 따른 목표매출액에 대응하는 비용계획을 예측해 추정인건비를 산출한 다음, 인건비 상승 및 여러 제반요건을 검토해 1인당 평균인건비로 직종 및 직급별 수급인원을 도출하는 방법이다. 둘째, 시간기준 방법이다. 특정 노동활동별로 소요되는 인원 및 시간을 기준으로 평균 활동시간을 구해 직종 및 직급별 수급인원을 도출하는 것이다.