[증빙의 모든 것 1] 증빙관리의 필요와 중요성

0. 어떤 상황에 대한 객관적 입증 : 증빙

회사는 상행위 기타 영리행위를 위해 조직된 단체다. 상행위 기타영리행위를 함에 따라 무수히 많은 거래관계가 이루어지는데, 회계학상 거래라는 것을 증명 또는 확인할 수 있는 일정한 기준이 있어야 한다.

  증빙이란 바로 그 증거다. 따라서 증빙서류란 증거서류를 말한다. 내가 어떠한 거래를 했다는 증거인 것이다. 가장 대표적인 증빙으로 세금계산서 등이 있다. 하지만 대표적으로 예를 든 것일 뿐 어떤 상황에 대해 객관적으로 입증이 가능하다면 그것이 바로 증빙이 된다. 예를 들어 결혼식 축의금을 지출했다면 결혼식의 객관적인 증거가 될 수 있는 청첩장이 증빙이 될 것이다. 이러한 증빙이 필요한 이유는 바로 돈이 실제로 지출되었는지를 확인하기 위해서다. 

  만약에 증빙도 없이 사무용품이나 책을 샀다고 하면 회사 경리가 알겠다며 그냥 돈을 주지는 않을 것이다. 때문에 회사업무에서 발생하는 모든 거래에 대해서는 항상 증빙을 갖춰놓고 있어야 한다. 그래야만 그 거래가 실제로 발생했는지를 알 수 있기 때문이다.

 

  요즘은 국세청 전상망의 발달로 인해서 거래하는 쌍방 간의 거래상황 확인을 통해 불부합자료 (한쪽은 거래를 했다고 하는데 다른 쪽은 거래를 했다는 자료가 없어서 둘의 거래상태가 일치하지 않는 경우)가 나타나는 경우가 많아졌다. 물론 정상적인 거래인 경우 서로가 증빙을 내보임으로써 해결되는 경우도 있지만, 정상적인 거래의 경우에도 증빙을 챙겨놓지 않으면 입증하기가 어려워 세금을 더 내거나 그걸로 모자라 가산세까지 내야 하는 경우도 상당히 많다. 따라서 거래시에는 반드시 세무조사나 자료요구에 대비해 철저하게 서류와 증빙을 구비해야 한다. 

 

1. 회사에서 증빙은 '필수'다 

만약 증빙이 없다면 거래사실을 아무도 인정해주지 않는다. 따라서 그 거래가 매입이었다면 뭘 사지도 않았는데 돈이 밖으로 유출된 것이라 판단할 것이고, 그 거래가 비용과 관련된 것이었다면 실제로 비용이 발생하지도 않았는데 비용이 발생헀다고 거짓말을 하고 이익을 적게 만들어서 세금을 덜 낸 것이라고 생각할 수도 있다.

  또한 그런 일이 계속 발생한다면 그 회사는 소위 양치기회사가 되어서 이후에 실수로 증빙을 누락한 경우에도 고의로 누락했을 거라는 의심을 받을 수 있다. 실제로 최근에는 실제 발생한 거래가 아닌데도 어떻게든 증빙을 만들어서 합리화시키려는 회사가 늘어나면서 이런 가짜증빙으로 인해 불성실한 세금신고가 발생했을 때 증빙의 신뢰성보다는 그 회사의 신뢰성을 우선적으로 판단하는 경향이 많아졌다.

  여기서 중요한 핵심은 이러한 거래 관계에 대해서 회계학상과 세법(국세청)에서 인정하는 부분이 다르다는 것이다. 국세청에서 인정하는 개념은 법률뿐만 아니라 다양한 예규 등에 의해서 확인이 가능하며, 어떻게 보면 이를 완전하게 만족시키기는 현실적으로 어렵다.

  예를 들어 인터넷 쇼핑몰에서 여성의류를 판매하는 사업자의 경우 동대문 등에서 다양한 의류를 아이템별로 3~5벌씩, 사이즈별로 사입해서 파는 경우가 있다. 여성의류이다 보니 일주일마다 패션 트렌드가 달라지고, 잘 팔리는 아이템을 찾기 또한 매우 어렵다고 한다. 동대문 의류 도매상의 경우 새벽에 영업을 하는데 대부분 현금거래로 이루어진다. 약 5만 원 소액 의류를 5벌 정도 사는데, 새벽시장 사람들로 매우 붐비고 바쁜 와중에 적격증빙인 세금계산서를 주고받는 것은 거의 불가능하다. 이런 특수한 유통 거래 등이 적지 않은 산업비중을 차지하는데도 실질적으로 국세청에서 이러한 의류매입에 대해 거래명세표나 간이영수증을 인정하지 않고 법대로 파악해서 세금을 추징한다고 분명히 몇몇 사업자들은 억울해할 것이다.

 

2. 적격증빙 

지출증빙과 적격증빙이란 무엇일까? 여기서 지출이란 사업자가 매출을 일으키기 위해서 만든 모든 비용인데, 세무 관점에서는 이러한 비용을 인정해주기 위한 증거물과 증거서류에 일정한 요건을 두고 있다.

  예를 들어 쇼핑몰을 운영하는 A씨는 매일 동대문에 가서 쇼핑몰에서 판매할 각종 의류와 액세서리를 사야 한다. 도매시장의 경우 일반적으로 한밤중에 열리기 때문에 직원과 함께 택시를 타고 가서 사입(사장님이 직접 매입)하곤 한다. 동대문 시장에 가면 의류 사입만 하는 것이 아니라 요즘 잘나가는 아이템도 조사하면서 샘플도 구입해보고, 직원과 밥도 먹고, 직원이 힘들어하면 좀 더 열심히 해보자고 술도 한잔 할 수도 있다. 그러다 사입이 끝나면 거의 아침이 되기 때문에 직원과 찜질방에 가서 잠시 눈을 붙인 뒤 샤워하고 곧장 사무실로 출근하곤 한다. 이런 과정에서 발생하는 여러 비용들은 당연히 사업 관련 비용으로 매출을 일으키기 위해 지출되는 것들이다. 이에 대해서 모두 비용 인정을 받기 위해서는 돈을 지급하면서 상대방에게 지출증빙이 될 만한 영수증을 받아야 한다. 이때 단순히 지출증빙이 될만한 영수증은 일정 형식 · 요건을 갖춘 영수증이어야 한다고 세법에서 규정하고 있다. 

 제116조(지출증명서류의 수취 및 보관) 
① 법인은 각 사업연도에 그 사업과 관련된 모든 거래에 관한 증명서류를 작성하거나 받아서 제60조에 따른 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관하여야 한다. 다만, 제13조제1항제1호에 따라 각 사업연도 개시일 전 5년이 되는 날 이전에 개시한 사업연도에서 발생한 결손금을 각 사업연도의 소득에서 공제하려는 법인은 해당 결손금이 발생한 사업연도의 증명서류를 공제되는 소득의 귀속사업연도의 제60조에 따른 신고기한부터 1년이 되는 날까지 보관하여야 한다.  <개정 2018. 12. 24.>
② 제1항의 경우에 법인이 대통령령으로 정하는 사업자로부터 재화나 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 증명서류를 받아 보관하여야 한다. 다만, 대통령령으로 정하는 경우에는 그러하지 아니하다.  <개정 2013. 6. 7.>
1. 「여신전문금융업법」에 따른 신용카드 매출전표(신용카드와 유사한 것으로서 대통령령으로 정하는 것을 사용하여 거래하는 경우에는 그 증명서류를 포함한다. 이하 제117조에서 같다)
2. 현금영수증
3. 「부가가치세법」 제32조에 따른 세금계산서
4. 제121조 및 「소득세법」 제163조에 따른 계산서
③ 제2항을 적용할 때 법인이 같은 항 제3호의 세금계산서를 발급받지 못한 경우 「부가가치세법」 제34조의2제2항에 따른 매입자발행세금계산서를 발행하여 보관하면 제2항의 수취ㆍ보관 의무를 이행한 것으로 본다.  <개정 2014. 1. 1., 2017. 12. 19.>
④ 제1항부터 제3항까지의 규정을 적용할 때 증명서류의 수취ㆍ보관 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.
[전문개정 2010. 12. 30.]

세법에서는 적격지출증빙의 보관기간을 5년까지로 규정하고 있다. 이때 보관기간은 지출을 한 시점으로부터가 아닌 신고기한으로부터 5년이다. 예를 들어 개인사업자가 2020년 동안 발생된 지출에 대해서 2021년 5월 말일까지 종합소득세 신고를 해야 하므로 2020년 지출된 증빙은 2021년 6월 1일부터 5년, 즉 2026년 5월 말까지 보관해야 한다.

  법에서 열거한 지출증빙은 신용카드 매출전효(직불카드 포함), 현금영수증, 세금계산서, 계산서다. 여기서 현금영수증이란 일반 간이영수증이 아닌 국세청 홈택스를 통해 발급된 영수증을 말한다.

  그렇다면 사업자가 지출증빙에 대해 법에서 열거된 일정 형식의 증거서류를 갖추지 못한 경우에는 어떻게 될까? 비용으로 인정받지 못할까? 그렇지 않다.

  세법의 대원칙은 실질과세원칙이다. 법에서 열거한 적격증빙이라는 것은 어떻게 보면 납세자에게 일정한 협력의무를 지우는 것이다. 이러한 협력의무를 이행하지 않는다고 비용으로 무조건 인정하지 않으면 실제 이익이 나지 않은 사업에 대해서 무리한 세금을 부과하게 되는 것이다. 이때는 가산세를 부과해 납세 협력의무를 이행하도록 한다. 자동차 운전자가 과속을 했다고 해서 바로 운정 자체를 못하게 하지 않고 대신 과태료를 부과하는 것과 마찬가지다.

  이러한 적격증빙을 수취해야 하는 규정에는 당연히 예외 규정도 있다. 사업을 하면서 모든 지출에 대해서 적격증빙을 받기는 어렵기 때문이다. 앞에서 예를 들었던 택시를 탄 경우나 찜질방을 간 경우처럼 일반 영수증을 받을 수 밖에 없는 상황이 많을 것이다. 이러한 예외에 대해서 세법에서는 구체적으로 규정하고 있으며 그 내용은 다음과 같다.

법인세법 시행령 제158조(지출증명서류의 수취 및 보관)
①법 제116조제2항 각 호 외의 부분 본문에서 “대통령령으로 정하는 사업자”란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사업자를 말한다. 
1. 법인. 다만, 다음 각 목의 어느 하나에 해당하는 법인은 제외한다.
가. 비영리법인(제3조제1항의 수익사업과 관련된 부분은 제외한다)
나. 국가 및 지방자치단체
다. 금융보험업을 영위하는 법인(「소득세법 시행령」 제208조의2제1항제3호의 규정에 의한 금융ㆍ보험용역을 제공하는 경우에 한한다)
라. 국내사업장이 없는 외국법인
2. 「부가가치세법」 제3조에 따른 사업자. 다만, 읍ㆍ면지역에 소재하는 「부가가치세법」 제61조에 따른 간이과세자로서 「여신전문금융업법」에 의한 신용카드가맹점(이하 “신용카드가맹점”이라 한다) 또는 「조세특례제한법」 제126조의3에 따른 현금영수증가맹점(이하 “현금영수증가맹점”이라 한다)이 아닌 사업자를 제외한다.
3. 「소득세법」 제1조의2제1항제5호에 따른 사업자 및 같은 법 제119조제3호 및 제5호에 따른 소득이 있는 비거주자. 다만, 같은 법 제120조에 따른 국내사업장이 없는 비거주자를 제외한다.
②법 제116조제2항 각 호 외의 부분 단서에서 “대통령령으로 정하는 경우”란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우를 말한다. 
1. 공급받은 재화 또는 용역의 건당 거래금액(부가가치세를 포함한다)이 3만원 이하인 경우
2. 농ㆍ어민(한국표준산업분류에 의한 농업중 작물재배업ㆍ축산업ㆍ복합농업, 임업 또는 어업에 종사하는 자를 말하며, 법인을 제외한다)으로부터 재화 또는 용역을 직접 공급받은 경우
3. 「소득세법」 제127조제1항제3호에 규정된 원천징수대상 사업소득자로부터 용역을 공급받은 경우(원천징수한 것에 한한다)
4. 제164조제8항제1호에 따른 용역을 공급받는 경우
5. 기타 기획재정부령이 정하는 경우
③ 법 제116조제2항제1호에서 “대통령령으로 정하는 것”이란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 것(이하 이 조에서 “직불카드등”이라 한다)을 말한다. <개정 2019. 2. 12.>
1. 「여신전문금융업법」에 따른 직불카드
2. 외국에서 발행된 신용카드
3. 「조세특례제한법」 제126조의2제1항제4호에 따른 기명식선불카드, 직불전자지급수단, 기명식선불전자지급수단 또는 기명식전자화폐
④다음 각호의 1에 해당하는 증빙을 보관하고 있는 경우에는 법 제116조제2항제1호에 규정된 신용카드매출전표를 수취하여 보관하고 있는 것으로 본다. <신설 2002. 12. 30., 2003. 12. 30., 2005. 2. 19.>
1. 「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 교부받은 신용카드 및 직불카드등의 월별이용대금명세서
2. 「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 전송받아 전사적자원관리시스템에 보관하고 있는 신용카드 및 직불카드등의 거래정보(「국세기본법 시행령」 제65조의7의 규정에 의한 요건을 충족하는 경우에 한한다)
⑤ 법인이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 지출증명서류를 받은 경우에는 법 제116조제1항에 따라 지출증명서류를 보관한 것으로 보아 이를 별도로 보관하지 아니할 수 있다. <신설 2013. 2. 15., 2013. 6. 28., 2020. 2. 11.>
1. 「조세특례제한법」 제126조의3제4항에 따른 현금영수증
2. 법 제116조제2항제1호에 따른 신용카드 매출전표
3. 「부가가치세법」 제32조제3항 및 제5항에 따라 국세청장에게 전송된 전자세금계산서
4. 「소득세법」 제163조제8항에 따라 국세청장에게 전송된 전자계산서
⑥ 직전 사업연도의 수입금액이 30억원(사업연도가 1년 미만인 법인의 경우 30억원에 해당 사업연도의 월수를 곱하고 12로 나누어 산출한 금액) 이상으로서 법 제116조에 따라 지출증명서류를 수취하여 보관한 법인은 기획재정부령으로 정하는 지출증명서류 합계표를 작성하여 보관해야 한다. <신설 2016. 2. 12., 2021. 2. 17.>

 법인세법 시행규칙 제79조(지출증명서류의 수취 특례)
영 제158조제2항제5호에서 “기타 기획재정부령이 정하는 경우”란 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우를 말한다. 
1. 「부가가치세법」 제10조의 규정에 의하여 재화의 공급으로 보지 아니하는 사업의 양도에 의하여 재화를 공급받은 경우
2. 「부가가치세법」 제26조제1항제8호에 따른 방송용역을 제공받은 경우
3. 「전기통신사업법」에 따른 전기통신사업자로부터 전기통신용역을 공급받은 경우. 다만, 「전자상거래 등에서의 소비자보호에 관한 법률」에 따른 통신판매업자가 「전기통신사업법」에 따른 부가통신사업자로부터 같은 법 제4조제4항에 따른 부가통신역무를 제공받는 경우를 제외한다.
4. 국외에서 재화 또는 용역을 공급받은 경우(세관장이 세금계산서 또는 계산서를 교부한 경우를 제외한다)
5. 공매ㆍ경매 또는 수용에 의하여 재화를 공급받은 경우
6. 토지 또는 주택을 구입하거나 주택의 임대업을 영위하는 자(법인을 제외한다)로부터 주택임대용역을 공급받은 경우
7. 택시운송용역을 제공받은 경우
8. 건물(토지를 함께 공급받은 경우에는 당해토지를 포함하며, 주택을 제외한다)을 구입하는 경우로서 거래내용이 확인되는 매매계약서사본을 법 제60조의 규정에 의한 법인세과세표준신고서에 첨부하여 납세지 관할세무서장에게 제출하는 경우
9. 「소득세법 시행령」 제208조의2제1항제3호의 규정에 의한 금융ㆍ보험용역을 제공받은 경우
9의2. 삭제 <2020. 3. 13.>
9의3. 항공기의 항행용역을 제공받은 경우
9의4. 부동산임대용역을 제공받은 경우로서 「부가가치세법 시행령」 제65조제1항을 적용받는 전세금 또는 임대보증금에 대한 부가가치세액을 임차인이 부담하는 경우
9의5. 재화공급계약ㆍ용역제공계약 등에 의하여 확정된 대가의 지급지연으로 인하여 연체이자를 지급하는 경우
9의6. 「한국철도공사법」에 의한 한국철도공사로부터 철도의 여객운송용역을 공급받는 경우
10. 다음 각 목의 어느 하나에 해당하는 경우로서 공급받은 재화 또는 용역의 거래금액을 「금융실명거래 및 비밀보장에 관한 법률」에 의한 금융기관을 통하여 지급한 경우로서 법 제60조에 따른 법인세과세표준신고서에 송금사실을 기재한 경비 등의 송금명세서를 첨부하여 납세지 관할세무서장에게 제출하는 경우
가. 「부가가치세법」 제61조를 적용받는 사업자로부터 부동산임대용역을 제공받은 경우
나. 임가공용역을 제공받은 경우(법인과의 거래를 제외한다)
다. 운수업을 영위하는 자(「부가가치세법」 제61조를 적용받는 사업자에 한한다)가 제공하는 운송용역을 공급받은 경우(제7호의 규정을 적용받는 경우를 제외한다)
라. 「부가가치세법」 제61조를 적용받는 사업자로부터 「조세특례제한법 시행령」 제110조제4항 각 호에 따른 재활용폐자원 등이나 「자원의 절약과 재활용촉진에 관한 법률」 제2조제2호에 따른 재활용가능자원(같은 법 시행규칙 별표 1 제1호부터 제9호까지의 규정에 열거된 것에 한한다)을 공급받은 경우
마. 「항공법」에 의한 상업서류 송달용역을 제공받는 경우
바. 「공인중개사의 업무 및 부동산 거래신고에 관한 법률」에 따른 중개업자에게 수수료를 지급하는 경우
사. 「복권 및 복권기금법」에 의한 복권사업자가 복권을 판매하는 자에게 수수료를 지급하는 경우
아. 「전자상거래 등에서의 소비자보호에 관한 법률」 제2조제2호 본문에 따른 통신판매에 따라 재화 또는 용역을 공급받은 경우
자. 그 밖에 국세청장이 정하여 고시하는 경우
11. 「유료도로법」에 따른 유료도로를 이용하고 통행료를 지급하는 경우

3. 지출 관련 적격증빙 흐름도

접대비 등 지출 관련 적격증빙 흐름도