[회계 지식 5] 전표의 정의와 역할

0. 전표의 종류

경리업무를 직접적으로 하지 않더라도 회사에서 한 번쯤은 마주치게 되는 서식이 '전표'다. 보통 지출결의서와 함께 발생한다. 전표는 '표가 들어 있는 종이'라는 뜻으로, 통일된 양식은 없다. 회사에 따라 자기 입맛에 맞게 조금씩 고쳐가면서 쓰는데, 그 이유는 전표를 외부에 보일 일이 없고 내부에서만 관리할 목적으로 쓰기 때문이다. 제3자가 봐야 하는 문서가 아니기 때문이다. 제3자가 봐야 하는 문서가 아니기 때문에 통일된 양식을 고집할 필요가 없고, 뺄 것은 빼고 더할 것은 더해서 회사에 맞게 쓰면 되는 것이다. 요즘은 전표를 잘 쓰지 않는 추세이긴 하지만 아직도 전표는 회계업무에서 필수라고 해도 될 정도로 자주 쓰이고 있다.

  전표의 종류는 3가지로 입금전표, 출금전표, 대체전표가 있다. 그 중에서 대체전표를 가장 많이 쓰긴 하지만 다른 것들도 어떤 때에 쓰는지 알아두어야 당황하지 않을 것이다.

  모든 전표에 공통적으로 들어가는 사항은 일자, 계정과목, 적요, 금액이다. 입금전표라는 것은 말 그대로 입금, 즉 현금이 들어온 것에 대해서 기록해두는 전표다. 예를 들어 물건을 팔고 현금을 받았으면 입금전표에 그 내용을 적는 것이다. 출금 전표는 입금전표와는 반대로 현금이 나가는 것에 대해서 기록해두는 전표다. '물건을 사고 현금을 지불했다'라는 내용을 금액과 함께 전표에 적는다. 

입금전표

출금전표

1. 가장 많이 사용하는 대체전표

대체전표

가장 많이 사용하는 것이 바로 대체전표다. 현금이 들어왔을 때는 입금전표를, 현금이 나갔을 때는 출금전표를, 그 외의 경우에는 대체전표를 쓴다. 즉 현금이 들어오거나 나가는 거래가 아닐 때, 다시 말하면 현금이 움직이지 않는 거래를 했을 때 대체전표를 쓴다.

  예를 들어 물건을 팔았는데 아직 현금을 못 받은 경우, 물건을 샀는데 현금은 나중에 주기로 한 경우(외상거래)가 이에 해당된다. 이와 같은 거래가 일어났을 경우 현금이 움직이지 않는다는 것을 알 수 있다. 나중에 그 현금을 받거나 현금을 지급했다면 입금전표나 출금전표를 작성하면 된다. 그때는 현금이 움직이기 때문이다.

 

2. 전표를 사용하는 이유

그런데 이러한 전표를 왜 사용하는 것일까?

회계업무의 최종 목적은 정확한 재무제표를 작성하기 위한 것이다. 그런데 재무제표는 1년 동안의 회계 기록을 집대성한 것이기 때문에 그것만 봐서는 언제 무슨 일이 발생했고, 그 일이 왜 누구와 발생했는지를 정확히 알 수가 없다. 따라서 발생한 일을 일기를 쓰듯이 매일 기록할 필요성이 생기는데 그것이 바로 전표 작성이다. 이러한 전표가 모여서 총계정원장을 작성하게 되고, 이를 기초로 시산표가 만들어진다. 그리고 더 나아가 재무제표가 만들어지는 것이니만큼 기초단계인 전표 작성에서 기록이 어긋나버리면 정확한 재무제표가 만들어질 수 없다.

  전표에는 전결권자의 결재를 할 수 있는 '결재란'이 마련되어 있다. 결재를 맡는다는 것은 어떠한 사항이 발생했음을 상사에게 보고하는 것이며, 그 보고를 통해서 상사사 회사에 어떠한 상황이 발생했는지를 알기 위한 것이다. 즉 전표는 첫째, 올바른 장부 작성을 하기 위한 목적이고, 둘째, 결재를 통한 내부관리의 목적이 있다.