[회계 지식 3] 계정 과목의 정의와 역할

0. 계정(account) + 과목

거래의 발생과 더불어 나타나는 거래의 8요소의 내용을 조직적이고 체계적으로 기록하고 계산하기 위한 최소단위를 '계정'이라고 한다. 이러한 계정의 명칭을 '계정과목'이라고 하며, 이러한 계정과목은 종류나 성질이 다른 다양한 거래를 일관된 기준으로 정리할 수 있도록 하는 기본단위가 된다.

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1. 계정과목의 설정 방법

  원래는 회사가 상황에 맞춰 계정과목을 임의로 만들어 쓸 수 있게 하는 것이 바람직할 수 있지만, 그렇게 되면 각 회사마다 자산 · 부채 · 수익 · 비용에 대해 서로 다른 명칭을 사용할 수 있고 그로 인해 금융기관이나 세무서, 각종 회사와 관련된 이해관계자들에게 많은 혼란을 줄 수 있기 때문에 유사한 항목에 대해서는 명칭을 통일해 사용하고 있다. 예를 들어 직원들과의 식대 지출에 대해서 일반적으로 복리후생비 계정과목을 사용하는데, A회사의 경우 부서별로 '영업본부 직원 회식비' 계정과 '경영지원본부 직원 회식비' 계정 등으로 나눌 수 있을 것이다.하지만 이러한 경우 내역이 불필요하게 복잡해지고 세분화되어 큰 실익이 없다. 경영관리 측면에서 필요하다면 당연히 내부적인 관리회계 측면에서 별도로 관리하면 될 것이다

  한편 계정과목은 회계원칙에 따라 항목을 분류한 임의적인 약속으로 법적근거나 강제성을 가지는 것은 아니기 때문에 회사의 사정이나 중요도에 따라서 계정을 묶어서 사용하거나 세분화할 수도 있으며, 마땅한 계정과목이 없는 경우 새로 설정하는 것도 가능하다. 그러나 이 과정에서 지켜야 할 것은 적합한 계정과목을 선택해서 한 번 사용한 경우 지속적으로 사용해야 결산 시에 항목별로 정확한 집계가 가능하다는 점이다. 

  계정과목은 본래 그 회계상의 거래를 가장 잘 나타낼 수 있는 것으로 결정해야 한다. 따라서 그 계정과목을 보고 어떤 일이 발생했는지를 알아야 할 정도로 정확하게 거래의 실질 내용이 가장 잘 반영될 수 있는 방향으로 설정해야 한다.

  또한 그 거래내용을 가장 잘 반영하고 있다고 해도 회사마다 제 나름대로의 계정과목을 만들고, 그 계정과목이 내부에서만 사용되는 것이 아니라 외부에 발표되는 재무제표에까지 사용된다면 같은 사건이 발생한다고 해도 계정과목의 명칭이 달라질 수 있어 기업 간의 비교가 어려워질 것이다. 따라서 기업 간의 비교가 가능하도록 일정한 기준에 따라서 설정해야 하며, 그 기준을 제공해주는 것이 바로 '기업회계기준'이다. 

2. 계정과목 설정 원칙은 기업회계기준

일반적으로 계정과목 설정의 원칙으로 기업회계기준에 규정된 계정과목을 우선적으로 사용해야 하고, 계정과목은 계정의 성격을 명확히 표시해야 한다. 또한 계정과목의 내용은 단순해야 하고, 한 계정과목에 성질 · 종류가 다른 항목을 함께 기록해서는 안 된다.

  일단 설정한 계정과목은 특별한 사유가 없는 한 임의로 변경해서는 안 된다. 이는 비교가능성의 원칙에 어긋나기 때문이다. 

계정과목 관련 원칙
- 기업회계기준 준거원칙 : 기업회계기준에 규정된 계정과목을 우선적으로 사용해야 한다.
- 명확성 원칙 : 계정과목은 계정의 성격을 명확히 표시해야 한다.
- 단순성 원칙 : 계정과목의 내용은 단순해야 하고, 한 계정과목에 성질 · 종류가 다른 항목을 함께 기록해서는 안 된다. 
- 중요성 원칙 : 거래의 빈도가 많고 금액이 큰 것은 세분하고, 빈도가 적고 금액이 작은 것은 보고에 지장이 없는 한 적절히 통합해야 한다.
- 계속성 원칙 : 일단 설정한 계정과목은 특별한 사유가 없는 한 함부로 변경해서는 안 된다. 비교가능성의 원칙에 어긋나기 때문이다.

  계정과목은 단순히 암기하기보다는 반복적으로 사례를 접하면서 자연스럽게 익히는데, 거래별로 각각의 상대 계정이 무엇인지 생각해보면 쉽게 접근할 수 있다. 예를 들어 기업이 이자(비용)를 지급하는 경우 상대방은 이자(수익)을 받게 되는 것이다. 매출의 경우도 제품을 외상으로 보통거래를 함으로서 파는 입장에서는 매출채권(자산)이 발생하고, 구입하는 입장에서는 매입채무(부채)가 발생한다. 하나의 거래에서 당사자가 누구인지에 따라 계정과목이 달라진다.

  사무실 임대차의 한쪽은 임대인으로서 임차보증금을 받고 월세는 받는데, 임차보증금은 나중에 돌려줄 돈이므로 부채로 잡고, 임차인 입장에서는 나중에 돌려받을 돈이므로 자산으로 잡는다. 동일한 거래에 대해서 서로 상대방의 계정과목이 달라지는 것이다. 앞으로 모든 거래에 대해서 이렇게 생각하다 보면 자연스럽게 계정과목을 익히고, 전체적인 회계학 마인드를 가질 수 있을 것이다.